Software für Ihr Unternehmen auswählen: Leitfaden und Checkliste
Passende Software für Ihr Unternehmen finden: Anforderungen, Vorauswahl, Praxistest und Einführung. Mit Checkliste für eine begründete Entscheidung.
Software für Ihr Unternehmen wählen Sie aus, indem Sie zuerst den gewünschten Geschäftsprozess und die unverzichtbaren Anforderungen festlegen. Vergleichen Sie anschließend eine überschaubare Vorauswahl mit derselben Praxisaufgabe. Entscheidend sind nachgewiesene Funktionen, Schnittstellen, Gesamtkosten und eine umsetzbare Einführung. Eine bekannte Marke ersetzt diesen Abgleich nicht.
Inhalt dieses Beitrags
Beginnen Sie mit dem Problem im Arbeitsalltag
„Wir brauchen ein neues CRM“ beschreibt eine mögliche Lösung, aber noch keinen Bedarf. Fragen Sie zuerst, wo Informationen fehlen, Aufgaben liegen bleiben oder Daten mehrfach erfasst werden. Sprechen Sie mit den Menschen, die den Prozess täglich ausführen. Gerade Vertretungen und Ausnahmen zeigen, woran die heutige Arbeitsweise scheitert.
Halten Sie die Ausgangssituation und das gewünschte Ergebnis fest. Ein Beispiel: Jede offene Kundenanfrage soll eine verantwortliche Person und einen nächsten Schritt haben. So entsteht ein prüfbares Auswahlkriterium. Ein pauschales Versprechen über Zeitersparnis liefert dagegen noch keinen Beleg für Ihr Unternehmen.
Ein Team in Köln verwaltet Kundenabsprachen in einzelnen Postfächern. Fällt eine Person aus, kann niemand den Vorgang übernehmen. Die Testaufgabe lautet deshalb: Eine Vertretung findet die Anfrage, liest den bisherigen Verlauf und plant die nächste Aktion. Erst danach wird nach geeigneten Produkten gesucht.
Welche Softwarekategorie passt zum Bedarf?
Ordnen Sie den Engpass einem Prozess zu. Manchmal reicht eine bessere Einrichtung vorhandener Anwendungen. Manchmal ist eine zusätzliche Lösung sinnvoll. Prüfen Sie, welches System die führenden Daten bereits verwaltet, bevor Sie eine zweite Kunden- oder Artikelverwaltung aufbauen.
| Engpass | Kategorie | Frage für die Auswahl |
|---|---|---|
| Kunden werden nicht zuverlässig nachverfolgt | CRM und Vertrieb | Wer besitzt die Verkaufschance und welche Aktion folgt? |
| Aufträge und Bestände passen nicht zusammen | ERP | Welche Übergaben müssen ohne erneute Eingabe funktionieren? |
| Kundenanfragen gehen verloren | Kundenservice | Wie werden Tickets zugeordnet, übergeben und eskaliert? |
| Belege und Zahlungen verursachen Sucharbeit | Buchhaltung | Wie arbeiten Rechnungsstellung, Bankverarbeitung und Steuerberatung zusammen? |
Vergleichen Sie bei einer Suite und mehreren Einzellösungen die vollständige Prozesskette. Berücksichtigen Sie dabei Einrichtung und Betreuung der Verbindungen. Eine vorhandene Schnittstelle sagt noch nichts darüber aus, ob die benötigten Daten in der richtigen Richtung übertragen werden.
Trennen Sie Muss-Anforderungen und Wünsche
Eine Muss-Anforderung entscheidet darüber, ob ein Kandidat weiter betrachtet wird. Ein Wunsch lässt sich gegen Kosten oder andere Vorteile abwägen. Eine offene Frage muss noch untersucht werden. Behandeln Sie eine zugesagte, aber nicht gezeigte Verbindung deshalb nicht als bereits nachgewiesene Funktion.
Beschreiben Sie die Anforderung mit Rolle, Aufgabe und erwartetem Ergebnis. „Einfach bedienbar“ ist zu allgemein. „Ein Servicemitarbeiter findet den letzten Kundenkontakt und übergibt den Vorgang mit vollständigem Verlauf“ lässt sich prüfen. Legen Sie auch fest, wer das Ergebnis beurteilt.
Nutzen Sie dazu das Lastenheft für Software mit Beispielstruktur. Halten Sie Anforderungen an Sprache, Zuständigkeiten, deutsche Konfiguration und Betreuung ausdrücklich fest, statt sie aus dem Standort eines Anbieters abzuleiten.
Vergleichen Sie die Vorauswahl mit derselben Aufgabe
Wählen Sie wenige Kandidaten aus, die Ihre wichtigsten Anforderungen grundsätzlich erfüllen können. Geben Sie jedem Anbieter dieselben fiktiven Daten, dieselbe Rolle und dieselbe Ausnahme. Lassen Sie zukünftige Nutzer anschließend eine Aufgabe selbst wiederholen. Notieren Sie, welche Edition und welche Zusatzmodule gezeigt wurden.
- Lassen Sie die tatsächlich angebotene Edition vorführen.
- Testen Sie eine Ausnahme wie eine Dublette oder einen fehlgeschlagenen Datenabgleich.
- Fragen Sie, wer einen Fehler erkennt und korrigiert.
- Halten Sie Nachweise und offene Punkte bei der jeweiligen Anforderung fest.
Eine Präsentation zeigt, was ein erfahrener Vorführer bedienen kann. Ein eigener Versuch zeigt zusätzlich, ob Ihre Mitarbeitenden die Aufgabe verstehen. Beides gehört in die Bewertung; eine ansprechende Oberfläche allein entscheidet die Auswahl nicht.
Betrachten Sie Kosten, Einführung und Betrieb gemeinsam
Vergleichen Sie Lizenzen, Zusatzmodule, Datenübernahme, Schnittstellen, Schulung und laufende Betreuung über denselben Zeitraum. Berücksichtigen Sie interne Arbeitszeit und ein Wachstumsszenario. Fragen Sie, welche Mengen, Nutzer oder Leistungen den Preis verändern.
Prüfen Sie außerdem den Implementierungspartner. Wer versteht Ihre Prozessaufgabe? Wer bereinigt Daten, betreut Verbindungen und hilft nach dem Start? Software und Einführung sind zusammenhängende, aber unterschiedliche Entscheidungsbereiche.
Bei Cloud-Lösungen gehören auch Anbieterwechsel, Datenzugriff und Verantwortlichkeiten in das Gespräch. Die BSI-Checkliste zur Auswahl eines Cloud-Dienstes bietet zusätzliche Orientierung. Übersetzen Sie die relevanten Fragen in konkrete Nachweise für Ihr Vorhaben.
Checkliste für eine begründete Softwareentscheidung
Bleiben unverzichtbare Anforderungen ungeklärt, machen Sie daraus Entscheidungspunkte. Wenn die Vorauswahl steht, hilft der Sieben-Schritte-Prozess von der Anforderung bis zum Vertrag bei der weiteren Organisation.
Häufige Fragen
Wie finde ich passende Software für ein kleines Unternehmen?
Beschreiben Sie zuerst die wichtigsten Aufgaben und Engpässe. Prüfen Sie anschließend wenige geeignete Lösungen mit denselben Beispielen. Beziehen Sie Nutzer ein und vergleichen Sie die benötigte Edition, Schnittstellen, Einführung und laufende Kosten.
Was unterscheidet Software vergleichen von Software auswählen?
Ein Vergleich stellt Unterschiede zwischen Kandidaten dar. Die Auswahl umfasst zusätzlich Ziele, Anforderungen, Verantwortlichkeiten, Praxistests und die Entscheidung über Einführung und Betrieb. Der Vergleich ist damit ein Teil des Auswahlprozesses.
Kann ich die Checkliste ohne Berater verwenden?
Ja. Sie dient als Gesprächsgrundlage für Ihr Team und die Anbieter. Bei komplexen Schnittstellen, Migration oder wichtigen Vertragsfragen kann zusätzliche fachliche Unterstützung sinnvoll sein. Die Verantwortung für den eigenen Prozess bleibt im Unternehmen.
Quellen und Einordnung
Redaktion: Softwarematch. Inhalt und Quellen geprüft am . Die Praxisbeispiele sind fiktiv. Produktinformationen und Tarife können sich ändern; prüfen Sie die angebotene Edition und Bedingungen beim Anbieter.