DMS auswählen: Dokumente finden, freigeben und verwalten
Ein DMS auszuwählen beginnt beim Dokumentenprozess. Wo entstehen Unterlagen, wer bearbeitet sie und welche Version gilt? Dokumentenmanagement muss neben Speicherung auch Suche, Zusammenarbeit und kontrollierten Zugriff unterstützen.
Worauf kommt es bei der Auswahl an?
Mitarbeitende finden die gültige Fassung, Freigaben sind nachvollziehbar und vertrauliche Unterlagen bleiben geschützt.
In diesem Artikel
Dokumentenmanagement oder gemeinsamer Ordner?
Erfassen Sie Verträge, Rechnungen und Projektakten. Bestimmen Sie die für die Suche erforderlichen Metadaten. Wenn Versionierung und Freigabe wichtig sind, lassen Sie den Umgang mit veralteten Fassungen demonstrieren. Prüfen Sie außerdem, welche übernommene Ordnerstruktur vereinfacht werden kann.
Suche und Berechtigungen gemeinsam testen
Suchen Sie nach Inhalt und Merkmalen. Wiederholen Sie die Suche mit einer Person ohne Aktenzugriff. Prüfen Sie Ergebnislisten, Vorschau und Export auf dieselben Berechtigungsgrenzen. Lassen Sie eine Vertretung zeitweise eine Freigabe übernehmen und kontrollieren Sie die Nachvollziehbarkeit.
Ein konkreter Test für Ihre Anbieterdemo
Importieren Sie eine gescannte Rechnung und einen Vertrag. Suchen Sie nach Inhalt und Merkmalen, ändern Sie eine Version und durchlaufen Sie eine Freigabe. Testen Sie anschließend eingeschränkten Zugriff und Export.
Ein brauchbares Ergebnis: Mitarbeitende finden die gültige Fassung, Freigaben sind nachvollziehbar und vertrauliche Unterlagen bleiben geschützt.
Geben Sie allen Anbietern denselben Fall und lassen Sie die benötigte Edition nennen. Halten Sie je Punkt fest, was gezeigt wurde, welche Einrichtung nötig ist und wer offene Fragen bis wann beantwortet. Bewerten Sie den Ablauf einschließlich einer Ausnahme.
- Ist Suche nach Inhalt und Metadaten möglich?
- Kann eine frühere Version wiedergefunden werden?
- Was geschieht bei Ablehnung oder Abwesenheit?
- Wie werden Dokumente samt Merkmalen exportiert?
Kosten für Erfassung und Verwaltung berücksichtigen
Fragen Sie nach Preisen für Nutzer, Speicher, Erkennung und Workflows. Rechnen Sie Scannen, Klassifikation und Bereinigung bestehender Akten hinzu. Ein Dateiimport ist noch keine vollständige Migration: Metadaten, Versionen und Rechte müssen ebenfalls stimmen. Vereinbaren Sie den Export von Dokumenten und Merkmalen.
Verantwortung für Dokumente bestimmen
Benennen Sie je Dokumenttyp Zuständige für Benennung, Metadaten, Aufbewahrung und Änderungen. Lassen Sie erforderliche Fristen und Ausnahmen fachlich bestimmen. Prüfen Sie anschließend die Umsetzung, einschließlich einer Löschsperre für weiterhin benötigte Akten.
Von der Shortlist zur begründeten Entscheidung
Vergleichen Sie nicht nur die Demonstration, sondern die angebotene Kombination aus Software und Einführung. Lassen Sie offene Muss-Anforderungen vor der Beauftragung klären. Halten Sie für Migration, Einrichtung und Abnahme jeweils Leistung, Zuständigkeit und Ergebnis fest. So kann Ihr Team die Entscheidung auch später nachvollziehen.
Softwareauswahl: Anforderungen und Angebote fundiert bewerten
Ihre Checkliste
- Der wichtigste Prozess und eine Ausnahme wurden von künftigen Nutzern getestet.
- Ist Suche nach Inhalt und Metadaten möglich?
- Kann eine frühere Version wiedergefunden werden?
- Edition, Schnittstellen, laufende Kosten und Einführungsleistungen stehen im Angebot.
- Datenübernahme und Abnahme haben jeweils einen Verantwortlichen.
Häufige Fragen
Ist Cloudspeicher ein DMS?
Nicht zwangsläufig. Cloudspeicher ermöglicht Dateifreigabe; ein DMS kann zusätzliche Metadaten, Versionen, Workflows und Verwaltungsfunktionen bieten. Entscheidend ist Ihr konkreter Bedarf.
Was gehört zur DMS-Migration?
Neben Dateien auch Metadaten, Rechte, Versionen und relevante Aktenbeziehungen. Legen Sie benötigte Historie fest und prüfen Sie die Auffindbarkeit mit echten Suchaufgaben.
Wie vergleiche ich Anbieter fair?
Mit derselben Aufgabe, denselben Rollen und demselben Kostenumfang. Lassen Sie die angebotene Edition zeigen und dokumentieren Sie offene Punkte, statt Unterschiede durch eine Gesamtnote zu verdecken.
Ihre Softwareauswahl vorbereiten
Beginnen Sie bei Ihren Prozessen, Muss-Anforderungen und Ihrem Budget. Besprechen Sie bei zusätzlicher Begleitung vorab Leistungsumfang und Vergütung.
Kostenlose Auswahlhilfe starten Implementierungspartner finden