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PRAXISLEITFADEN · CRM & Vertrieb

CRM-Datenmigration: sauber wechseln statt Fehler kopieren

Ein neues CRM macht veraltete oder doppelte Daten nicht automatisch zuverlässig. Die Migration ist eine gute Gelegenheit, Regeln für Datenqualität und Verantwortung zu vereinbaren.

Redaktion: Softwarematch · Veröffentlicht am

Auf einen Blick

Bereinigen Sie Daten vor dem Import, legen Sie Feldzuordnungen und Beziehungen fest und führen Sie einen Probeimport durch. Prüfen Sie Datensätze, Verknüpfungen und Aktivitäten vor dem endgültigen Wechsel.

Inhalt dieses Artikels

Entscheiden, welche Daten mitkommen

Nicht jede historische Liste muss aktiv im neuen System liegen. Unterscheiden Sie benötigte Arbeitsdaten, bewusst getrennte Archive und zu klärende Datensätze. Stimmen Sie die Auswahl mit den verantwortlichen Fachbereichen ab.

  • Welche Kontakte werden noch aktiv bearbeitet?
  • Welche Aktivitäten und offenen Chancen werden benötigt?
  • Wer entscheidet über unklare Dubletten und veraltete Werte?

Felder und Beziehungen zuordnen

HubSpot verlangt für Importe passende Spaltenüberschriften und unterstützt CSV- sowie Excel-Dateien; einzelne Grenzen hängen vom Abonnement ab. Zoho weist bei Migrationen auf erforderliche Pflichtfelder hin. Nutzen Sie die aktuelle Dokumentation Ihrer Zielsoftware und planen Sie Beziehungen ausdrücklich.

  • Ein Kunde darf nicht versehentlich mehrfach entstehen.
  • Kontakte und Chancen müssen den richtigen Firmen zugeordnet sein.
  • Listenwerte, Datumsformate und Verantwortliche benötigen eindeutige Regeln.

Probeimport und Abschlussabgleich

Testen Sie zunächst einen kleinen, repräsentativen Datensatz mit Sonderfällen. Vergleichen Sie Anzahl, Inhalte, Beziehungen und Berichte. Legen Sie für den letzten Import fest, wann Daten im alten System geändert werden dürfen und wie nachträgliche Änderungen berücksichtigt werden.

  • Prüfen Sie Stichproben zusätzlich zu Summen und Mengen.
  • Dokumentieren Sie Fehler und korrigieren Sie die Ursache.
  • Legen Sie den Zeitpunkt der finalen Freigabe fest.

Ihre Checkliste

  • Datenumfang beschlossen
  • Dublettenregeln und Feldzuordnung dokumentiert
  • Probeimport mit Sonderfällen durchgeführt
  • Abgleich und finaler Wechsel freigegeben

Häufige Fragen

Genügt es, Kontakte als CSV zu exportieren?

Häufig nicht. Prüfen Sie auch Firmenbeziehungen, Aktivitäten, Chancen, Anhänge und Verantwortliche. Klären Sie, welche Informationen der Export tatsächlich enthält.

Wer sollte die migrierten Daten prüfen?

Die fachlich verantwortlichen Personen zusammen mit dem Umsetzungsteam. Ein technisch erfolgreicher Import bestätigt noch keine fachlich korrekten Beziehungen.

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Diese Profile sind Beispiele für die angesprochene Kategorie, keine Rangliste. Prüfen Sie den konkreten Funktionsumfang und die angebotene Edition.

Quellen und redaktionelle Einordnung

Die Checklisten und Demo-Aufgaben sind redaktionelle Entscheidungshilfen, kein Bericht über ausgeführte Produkttests. Die Texte wurden mit KI-Unterstützung erstellt. Die verlinkten Herstellerleitfäden erläutern produktbezogene Umsetzung und Betrieb; sie ersetzen keine Prüfung Ihrer konkreten Edition oder Ihres Angebots. Quellen geprüft am .

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