Buchhaltungssoftware auswählen: Belege, Zahlungen und Abschluss prüfen
Buchhaltungssoftware auswählen bedeutet, tägliche Geschäftsvorfälle und die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung zusammenzubringen. Ein übersichtliches Rechnungsformular genügt nicht. Erfassen Sie zunächst Belegarten, Zahlungswege, Unternehmen und die benötigten Auswertungen.
Worauf kommt es bei der Auswahl an?
Belege, Buchungen und offene Posten sind nachvollziehbar. Kontrollierende Personen können die Prüfung ohne zweite Schattenbuchhaltung durchführen.
In diesem Artikel
Welchen Buchhaltungsumfang benötigen Sie?
Unterscheiden Sie Rechnungserstellung, laufende Buchführung und Finanzsteuerung über mehrere Gesellschaften. Erfassen Sie Teilzahlungen, Fremdwährungen, Projekte und besondere Umsatzsteuerfälle. Lassen Sie Ihre Steuerberatung die benötigte lokale Einrichtung prüfen. Eine allgemeine Länderfreigabe belegt noch nicht die Eignung für jeden Geschäftsvorfall.
Automatisierung mit nachvollziehbarer Kontrolle
Lassen Sie einen falsch erkannten Rechnungsbetrag berichtigen. Prüfen Sie anschließend Buchung, Originalbeleg und offenen Posten. Legen Sie Freigaberechte fest und klären Sie, welche Änderungen nach einem Periodenabschluss möglich sind. Fragen Sie, wie fehlende Bankumsätze erkannt und nachgeladen werden.
Ein konkreter Test für Ihre Anbieterdemo
Verarbeiten Sie Ausgangsrechnung, Teilzahlung, Eingangsrechnung und Gutschrift. Schließen Sie eine Periode ab und lassen Sie die Ergebnisse durch Ihre Steuerberatung prüfen.
Ein brauchbares Ergebnis: Belege, Buchungen und offene Posten sind nachvollziehbar. Kontrollierende Personen können die Prüfung ohne zweite Schattenbuchhaltung durchführen.
Geben Sie allen Anbietern denselben Fall und lassen Sie die benötigte Edition nennen. Halten Sie je Punkt fest, was gezeigt wurde, welche Einrichtung nötig ist und wer offene Fragen bis wann beantwortet. Bewerten Sie den Ablauf einschließlich einer Ausnahme.
- Wie wird eine fehlerhafte Zahlung korrigiert?
- Welche Bankanbindungen decken Ihre Konten ab?
- Wie werden Ihre Umsatzsteuerfälle in der angebotenen Einrichtung verarbeitet?
- Wie werden Eröffnungswerte und offene Posten nach der Migration abgestimmt?
Kosten und Zugang für die Steuerberatung
Vergleichen Sie Preise je Mandant, Nutzer, Beleg und Bankkonto. Prüfen Sie den Zugang Ihrer Steuerberatung, Exportformate und den späteren Zugriff auf historische Belege. Rechnen Sie Unterstützung bei Eröffnungswerten und offenen Posten hinzu. Ein niedriger Monatspreis sagt wenig über den verbleibenden manuellen Aufwand aus.
Den Wechsel mit abgestimmten Anfangswerten vorbereiten
Vereinbaren Sie einen Übergangstermin und den Umfang der übernommenen Historie. Prüfen Sie Summen und einzelne Belege stichprobenartig. Dokumentieren Sie den Zugriff auf ältere Unterlagen. Lassen Sie Eröffnungsbilanz, Forderungen und Verbindlichkeiten von der verantwortlichen Person freigeben.
Von der Shortlist zur begründeten Entscheidung
Vergleichen Sie nicht nur die Demonstration, sondern die angebotene Kombination aus Software und Einführung. Lassen Sie offene Muss-Anforderungen vor der Beauftragung klären. Halten Sie für Migration, Einrichtung und Abnahme jeweils Leistung, Zuständigkeit und Ergebnis fest. So kann Ihr Team die Entscheidung auch später nachvollziehen.
Softwareauswahl: Anforderungen und Angebote fundiert bewerten
Ihre Checkliste
- Der wichtigste Prozess und eine Ausnahme wurden von künftigen Nutzern getestet.
- Wie wird eine fehlerhafte Zahlung korrigiert?
- Welche Bankanbindungen decken Ihre Konten ab?
- Edition, Schnittstellen, laufende Kosten und Einführungsleistungen stehen im Angebot.
- Datenübernahme und Abnahme haben jeweils einen Verantwortlichen.
Häufige Fragen
Muss meine Steuerberatung dasselbe Programm nutzen?
Nicht zwingend. Zugriff, Datenübergabe und Prüfungen müssen jedoch zum vereinbarten Ablauf passen. Lassen Sie eine konkrete Prüfung in der Testumgebung durchführen.
Was gehört in einen Test automatischer Belegverarbeitung?
Eine gewöhnliche Rechnung, eine Gutschrift und ein fehlerhafter Beleg. Prüfen Sie Erkennung, Freigabe, Buchung und die Verbindung zum Original.
Wie vergleiche ich Anbieter fair?
Mit derselben Aufgabe, denselben Rollen und demselben Kostenumfang. Lassen Sie die angebotene Edition zeigen und dokumentieren Sie offene Punkte, statt Unterschiede durch eine Gesamtnote zu verdecken.
Ihre Softwareauswahl vorbereiten
Beginnen Sie bei Ihren Prozessen, Muss-Anforderungen und Ihrem Budget. Besprechen Sie bei zusätzlicher Begleitung vorab Leistungsumfang und Vergütung.
Kostenlose Auswahlhilfe starten Implementierungspartner finden